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7 Top-Tipps zur Kommunikation mit Mitarbeitern

7 Top-Tipps zur Kommunikation mit Mitarbeitern

Die reibungslose Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander und natürlich mit dir als Führungskraft ist im Wesentlichen abhängig von der jeweiligen Kommunikation. 

 

Oft mangelt es an einem regelmäßigen Austausch. Die Folgen sind weitreichend: 

  • Aufgaben dauern länger als nötig
  • Das Arbeitsklima ist belastet
  • Mitarbeiter arbeiten aneinander vorbei, vielleicht sogar gegeneinander
  • Das Vertrauensverhältnis ist erschüttert 

 

Vor einigen Jahren wäre die Lösung einfach gewesen: Du bestellst die betroffenen Mitarbeiter in den Besprechungsraum und gibst ein Briefing für das anstehende Projekt aus.

 

Heute sieht es etwas anders aus. Teams sind mitunter nicht mehr nur in unterschiedlichen Büros oder Home-Offices, sondern gegebenenfalls auch über verschiedene Städte oder Länder verstreut, so dass du nicht einfach alle zusammenholen kannst.

 

Ist die Zusammenarbeit dadurch schwieriger geworden? Oder haben sich einfach neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit aufgetan, die dich das Arbeiten sogar angenehmer und effizienter gestalten lassen? 

 

Die Palette moderner Kommunikationsmittel ist so breit geworden, dass sich dir dadurch unzählige Möglichkeiten zur effizienten Mitarbeiterführung auftun. Aber welches Mittel ist die richtige Wahl zur Ansprache der Mitarbeiter?

 

Hier kommen wir ins Spiel! Wir haben dir zunächst unsere 7 Top-Tipps zusammengestellt, um im ersten Schritt die optimale Basis für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern zu schaffen.

 

Im zweiten Schritt gehen wir dann auf die unterschiedlichen Typen von Menschen ein, die du unter deinen Mitarbeitern finden wirst. Wenn du erstmal weißt, wie du die Menschen kategorisieren kannst und wie du sie am besten ansprichst, wirst du eher in der Lage sein, ein perfektes Team zusammenzustellen.

 

Lass uns aber erst mal mit den Tipps für die Basis-Kommunikation starten.

 

1. Ein Gespräch ist keine Besprechung
Unterscheide in der Ansprache grundsätzlich zwischen einem “Gespräch” und einer “Besprechung”. 

Zu einem Gespräch gehören immer nur zwei Personen – es ist vertraulich und findet unter 4 Augen statt. Thematisch geht es meisten um persönliche Themen, die nur den Mitarbeiter betreffen.

Zu einer Besprechung gehören immer mehr als zwei Personen. Sie dient zur expliziten Information aller involvierten Mitarbeiter

Gespräche und Besprechungen kannst du natürlich auf unterschiedliche Weise anberaumen. Sind alle Gesprächspartner vor Ort, trifft man sich in einem dafür geeigneten Raum und schon kann es losgehen.

Ist kein geeigneter Raum vorhanden oder es sind nicht alle Gesprächspartner vor Ort, bietet sich eine Videokonferenz an – beispielsweise über Microsoft Teams. Eine entsprechende technische Ausrüstung vorausgesetzt, siehst du alle Gesprächspartner und bist nicht nur auf “gesprochenes Feedback” angewiesen. Die Gesprächsführung wird sehr viel einfacher, wenn du dein Gegenüber und seine oder ihre Reaktionen auch sehen kannst.

Achtung bei einer Videokonferenz:
Bedenke, dass nicht nur du die Mimik des Gesprächspartners deuten kannst. Deine Reaktionen werden auch augenblicklich analysiert.

 

2. Vorbereitung: Die Grundlage
Bevor du in ein Gespräch oder eine Besprechung gehst, bereite dich explizit auf das vor, was du vermitteln willst. Notiere für dich die wichtigsten Argumente, so dass du selbstbewusst und zielgerichtet überzeugen kannst.

Wichtig: Gewähre auch deinen Mitarbeitern eine angemessene Vorbereitungszeit und überfalle sie nicht. Vereinbare einen Termin, zu dem alle entsprechend vorbereitet erscheinen können.

Achtung bei einer Videokonferenz:
Finger haben in diesem Fall nichts im Gesicht zu suchen. Vielleicht machst du dir auch Gedanken zu Hintergrund – kannst du ihn in der Software anpassen?

 

3. Mach es persönlich
Jeder Mitarbeiter braucht mitunter für die gleiche Information einen andere Ansprache. Der eine braucht eine Auflistung aller Details, der nächste eine blumige Erklärung und einem reicht vielleicht eine kurze Zusammenfassung.

Im zweiten Schritt dieses Ratgebers erfährst du mehr über die unterschiedlichen Persönlichkeitsprofile. Intensiver beschäftigen wir uns dann in unserem kostenlosen Online-Workshop mit dem Thema.

Wichtig: Je mehr du mit deinen Aussagen auf die einzelnen Mitarbeiter eingehst, desto besser fühlen sie sich informiert und vielleicht auch schon motiviert.

 

4. Sei respektvoll und aufmerksam
Wenn du dich im Gespräch oder in einer Besprechung befindest, erwartest du, dass du deinen Standpunkt vertreten kannst und das man dir zuhört – schließlich ist es wichtig, was du zu sagen hast. Behandle deine Mitarbeiter mit dem gleichen Respekt, den du erwartest und gewähre ihnen die Wertschätzung, die du dir entgegengebracht haben möchtest. Höre aufmerksam zu und mach dir Notizen.

Sollten seitens deiner Gesprächspartner Fragen aufkommen, antworte ruhig und sachlich – es muss nicht jeder gleich auf Anhieb alles verstehen. Solltest du tatsächlich auf eine Frage mal keine Antwort haben, bleib deiner klaren Kommunikation treu, bedank dich für die Frage und sage eine Klärung zu einem festen Zeitpunkt zu.

Achte bei allem auch immer auf deinen Tonfall – er ist ein Teil der Souveränität, die du ausstrahlst.

 

5. Sei bestimmt und verlässlich
Sprich deine Mitarbeiter direkt an, wenn du etwas von ihnen erwartest und lass Forderungen nicht ohne Zuordnung in der Luft hängen. Je klarer deine Vorgaben in puncto eingebundener Mitarbeiter und festen Terminen sind, desto besser werden sie verstanden und final auch umgesetzt.

Hilfreich:
Ein gemeinsamer Kalender, in dem Aufgaben eingerichtet, terminiert und zugewiesen, dokumentiert und final abgeschlossen werden, schaffen eine Möglichkeit, deine Mitarbeiter auch passiv zu führen – des Weiteren hast du einen Überblick über die einzelnen Projekte. Auch zu dieser Thematik präsentieren wir dir gern eine professionelle Lösung.

 

6. Hol- und Bringschuld: Feedback
Haben alle Teilnehmer die vorgebrachten Themen verstanden? Gibt es Fragen, die vielleicht erst nach dem Termin aufgekommen sind? 


Eine kurze schriftliche Zusammenfassung der Themen, per Email verschickt oder intern bereitgestellt, frischt die Kenntnis der Mitarbeiter auf. Zugleich ermöglichst du deinen Mitarbeitern, mit offen Punkten an dich heranzutreten – kannst aber ebenso die Bestätigung der Kenntnisnahme einfordern.

 

7. Regelmäßige Kommunikation
Der regelmäßige Austausch mit den Mitarbeitern hilft, den Informationsfluss innerhalb des Teams aufrecht zu erhalten. Sofern es mit der Unternehmenskultur vereinbar ist, lässt sich hervorragend ein Jour fixe (also ein fester Termin mit einem ebenso festen Zeitfenster) etablieren, an dem beispielsweise gemeinsam gefrühstückt wird. Eine Agenda bestimmt die fixen Themen, die abgehandelt werden und wenn dann noch Zeit ist, ergibt sich sicherlich noch die eine oder andere zwischenmenschliche Unterhaltung. So lässt sich einerseits das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden und dem Arbeitsklima ist es auch zuträglich.

Ob du immer bis zum Schluss dabei bis oder nur am offiziellen Teil teilnimmst, kannst du am besten einschätzen. Manchmal ist es hilfreich, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, sich gezielt untereinander auszutauschen.

Wichtig: Auch bei großer Belastung und Zeitdruck hilft ein solcher Termin, mal kurz den Resetschalter umzulegen und neue Energie zu tanken.

Achtung bei einer Videokonferenz:
Hier gibt es nichts zu beachten, was du nicht schon wüsstest. Wichtig ist nur, dass so ein Termin natürlich auch online sehr gut funktioniert.

 

Diese Tipps werden dir bereits in der alltäglichen Kommunikation deinen Mitarbeitern helfen. 

Um jedoch ein schlagkräftiges und effizientes Team zu etablieren, musst du nicht nur Herausforderungen thematisieren und Lösungswege aufzeigen – also mit den ihnen reden. 

 

Somit kommen wir zum zweiten Schritt in der Kommunikation mit deinen Mitarbeitern: Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit musst du beachten, welches Grundverhalten sie an den Tag legen und wie du die sie daher ansprechen musst, um eine schnelle und verwertbare Rückmeldung zu bekommen.

 

Wir unterscheiden beim Grundverhalten zwischen vier Grundtypen:

 

Dominant

Der dominante Gesprächspartner scheut keine Herausforderung und erzielt gern schnell Resultate. Er ist sehr aktiv, achtet genau auf seine Freiheiten und schätzt die eigene Entscheidunggsbefugnis.

 

Initiativ

Er begegnet neuen Situationen optimistisch und aufgeschlossen, bindet andere gerne ein, ist ein sehr angenehmer Zeitgenosse und Teamplayer.

 

Stetig

Der stetige Typus ist extrem hilfsbereit, drängt sich aber auf keinen Fall in den Vordergrund. Er agiert gern im Team, achtet auf den richtigen Umgang mit den Kollegen und zeichnet sich durch Geduld und Loyalität aus.  

 

Gewissenhaft

Gewissenhafte Typen interessieren sich für Statistiken (also Zahlen, Daten und Fakten). Sie arbeiten perfekt mit vorgegebenen Abläufen und planen voraus. Sie handeln diplomatisch und haben einen gehörigen Wissensdurst.

 

Jetzt weißt du schon mal, nach welchen vier Persönlichkeitsstilen du Ausschau halten musst. Und wenn du das Thema “Kommunikation mit Mitarbeitern” so spannend wie wir findest und vertiefen möchtest, dann melde dich direkt auf https://cookies-and-cream.de/chocolate-fudge-cake zu unserem kostenlosen Online-Coaching an. Dort gehen wir auf die unterschiedlichen Typen ein und zeigen dir, wie sie angesprochen werden müssen, um ein effizientes und ausgeglichenes Miteinander zu erreichen.

 

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